Zakładanie stowarzyszenia - etapy

ZAKŁADANIE STOWARZYSZENIA

Jakie warunki trzeba spełnić, żeby założyć i zarejestrować stowarzyszenie?

Stowarzyszenie zarejestrowane w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego to jedna z form prowadzenia działalności społecznej.

Stowarzyszenie jest zakładane na zebraniu założycielskim przez co najmniej 15 osób, które stają się członkami założycielami stowarzyszenia. Na zebraniu założycielskim podejmują one uchwały o: powołaniu organizacji, wyborze komitetu założycielskiego, uchwaleniu statutu (art. 9 i 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach), mogą też wybrać zarząd  i komisję rewizyjną. Następnie komitet założycielski składa wniosek (razem z wymaganymi załącznikami) o rejestrację stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do KRS. Więcej o rejestracji w KR

Kto może założyć stowarzyszenie? Kto może być członkiem stowarzyszenia?

Stowarzyszenia mogą tworzyć obywatele polscy, mający pełną zdolność do czynności prawnych (osoby, które ukończyły 18 lat i nie są ubezwłasnowolnione) i nie pozbawieni praw publicznych (art. 3 ust. 1).

·                  Małoletni poniżej 16 lat może należeć do stowarzyszenia, jeśli wyrażą na to zgodę jego przedstawiciele ustawowi (np. rodzice), nie może jednak korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego. Natomiast małoletni w wieku 16-18 lat (mający ograniczoną zdolność do czynności prawnych) może należeć do stowarzyszenia oraz korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego, ale w składzie zarządu danego stowarzyszenia większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych.

Jeżeli jednak jednostka organizacyjna stowarzyszenia zrzesza wyłącznie małoletnich, mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki (art. 3 ust. 2 i 3).

·                  Cudzoziemiec, niemający zameldowania na terytorium Polski, może wstąpić do stowarzyszenia, którego statut przewiduje taką możliwość. Cudzoziemcy, mający zameldowanie w naszym kraju, mogą tworzyć stowarzyszenia zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich (art. 4 ust. 1 i 2).

Osoba prawna może być tylko członkiem wspierającym stowarzyszenia (art. 10 ust. 3). Ustawa nie określa jednak szczegółowo, na czym polega „bycie członkiem wspierającym stowarzyszenia” – powinien to regulować statut.

Stowarzyszenia, w liczbie, co najmniej 3, mogą także założyć związek stowarzyszeń (federację). Założycielami i członkami związku mogą być także inne osoby prawne, z tym, że osoby prawne mające cele zarobkowe mogą być członkami wspierającymi (art. 22 ust. 1). Więcej o tworzeniu federacji

Kiedy, na jakim etapie zakładania stowarzyszenia, trzeba mieć statut?

Najpierw trzeba napisać statut, a potem go uchwalić, czyli postanowić, że statut będzie wyglądał tak, a nie inaczej. I trzeba to zrobić przed złożeniem wniosku o rejestrację organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym, ponieważ jest on jednym z najważniejszych załączników (dokumentów), które dołączamy do wniosku. Sąd sprawdza czy statut jest zgodny z prawem.

Napisanie statutu można zlecić prawnikowi, ale wbrew obiegowym opiniom statutu nie musi pisać prawnik. Lepiej jest napisać tą bardzo ważną „konstytucję” organizacji, samodzielnie. Dzięki temu statut będzie dokładnej odzwierciedlał nasze potrzeby, a my będziemy dokładnie rozumieli jego postanowienia.

W stowarzyszeniu wstępny projekt statutu dobrze jest przygotować przed zwołaniem zebrania założycielskiego i dostarczyć do wglądu (np. przesłać mailem, przekazać osobiście) wszystkim członkom przyszłego stowarzyszenia, tak, by mogli go przeczytać i zastanowić się, czy ze wszystkim się zgadzają, czy są potrzebne zmiany choćby tylko stylistyczne. W praktyce wygląda to tak, że grupa najbardziej zaangażowanych osób pisze projekt statutu opierając się na wzorach i statutach innych organizacji. Reszta członków założycieli dostaje projekt statutu do wglądu na kilka dni przed zebraniem założycielskim.

Członkowie założyciele mają możliwość, po zapoznaniu się z projektem zgłosić uwagi, poprawki czy wątpliwości dotyczące jego treści w trakcie dyskusji nad statutem na zebraniu założycielskim. Jeśli podczas dyskusji pojawią się propozycje poprawek należy je poddać pod głosowanie. Po zamknięciu dyskusji nad statutem (przyjęciu lub odrzuceniu poprawek) członkowie założyciele podejmują uchwałę o przyjęciu statutu (jej wzór znajduje się poniżej).

Statut stowarzyszenia jest uchwalany przez członków założycieli na zebraniu założycielskim

Zwołanie i przeprowadzenie zebrania założycielskiego

Pierwszym krokiem prowadzącym do zarejestrowania stowarzyszenia jest zwołanie zebrania założycielskiego, które podejmuje oficjalną uchwałę o powołaniu do życia stowarzyszenia.

Kolejne etapy zebrania założycielskiego to:

·                  wybór komitetu założycielskiego;

·                  podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia, przyjęciu statutu;

·                  wybór władz (zarządu i komisji rewizyjnej).

Pamiętajmy, że wybranie zarządu i komisji rewizyjnej nie jest warunkiem koniecznym do zarejestrowania stowarzyszenia, władze stowarzyszenia można wybrać w terminie późniejszym –po zarejestrowaniu w KRS, czyli na pierwszym walnym zebraniu już zarejestrowanego stowarzyszenia. Po co więc wybierać od razu zarząd i komisję? Ze względów praktycznych – to rozwiązanie ma bowiem tę zaletę, że nie trzeba tuż po zarejestrowaniu w KRS  zwoływać walnego zebrania, aby wybrać zarząd i komisję rewizyjną, a dodatkowo płacić za zgłoszenie zmian do KRS.

W zebraniu założycielskim musi wziąć udział co najmniej 15 osób. Staną się one członkami założycielami danego stowarzyszenia. Warto zaprosić kilka osób więcej, gdyby okazało się, że ktoś z jakiejś przyczyny nie dotrze na zebranie.

Żeby sprawnie przeprowadzić zebranie należy wcześniej ustalić różne szczegóły organizacyjne: wybrać miejsce i ustalić termin zebrania, znaleźć osobę, która sprawnie poprowadzi zebranie, a także osobę, która spisze protokół z zebrania i przygotuje niezbędne dokumenty.

Przed zebraniem założycielskim przygotowujemy:

1. Projekt statutu

Wstępny projekt statutu dobrze jest przygotować wcześniej (czyli przed zwołaniem zebrania założycielskiego) i dostarczyć go do wglądu wszystkim członkom przyszłego stowarzyszenia. Głosowanie za przyjęciem statutu i jego zatwierdzenie musi mieć miejsce na zabraniu założycielskim.

2. Dokumenty:

A. Listę członków założycieli z danymi: imię i nazwisko; data i miejsce urodzenia; miejsce zamieszkania (art. 12 ustawy Prawo o stowarzyszeniach mówi o "miejscu zamieszkania", ale zdarza się, że KRS żąda podania adresu zameldowania); numer dowodu osobistego, PESEL (obowiązek ich zamieszczenia nie wynika z ustawy Prawo o stowarzyszeniach, ale często sędziowie w KRS oczekują ich podania); własnoręczny podpis (bardzo ważne!). Listę możemy mieć od razu pełną lub możemy ją uzupełnić o brakujące informacje przed zebraniem lub w trakcie zebrania. Wygodnie jest, jeśli ta sama lista zawiera (też) oświadczenie członków założycieli o: posiadaniu obywatelstwa polskiego, pełnej zdolności czynności prawnych i pełni praw obywatelskich (zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach).

Listę trzeba przygotować w dwóch egzemplarzach, które składamy w KRS. Uczestnicy zebraniapodpisują oba egzemplarze.

B. Teksty uchwał, które muszą być podjęte w trakcie zebrania:

·                  uchwała o powołaniu stowarzyszenia - uchwała nr 1;

·                  uchwała o przyjęciu statutu - uchwała nr 2;

·                  uchwała o wyborze komitetu założycielskiego - uchwała nr 3.

Ewentualnie można też podjąć uchwałę o wyborze zarządu - uchwały nr 4 oraz uchwałę o wyborze organu kontroli wewnętrznej - komisji rewizyjnej - uchwała nr 5.

Uchwały można wpisać do protokołu zebrania lub dołączyć jako załączniki do protokołu. Wszystkie uchwały stanowiące załączniki do protokołu zebrania podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant (sekretarz). Przykładowe wzory tych uchwał można znaleźć na dole strony.

Proponowany, przykładowy przebieg zebrania założycielskiego:

1. Przedstawienie celu zebrania oraz jego uczestników.

2. Ustalenie sposobu głosowania i podejmowania uchwał.

3. Wybór przewodniczącego (prowadzi spotkanie) i sekretarza (sporządza protokół z zebrania) - kandydaci mogą zgłosić się sami lub zostać zgłoszeni przez inne osoby. Ostateczny wybór dokonywany jest w głosowaniu jawnym - przechodzą osoby, które uzyskają najwięcej głosów.

4. Wybór komisji skrutacyjnej, która zbiera i liczy głosy (komisję powołujemy, jeżeli głosowanie jest tajne, czyli jeśli statut przewiduje taki sposób głosowania).

5. Podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia (uchwała nr 1).

6. Dyskusja nad statutem, zgłoszenie i ewentualne zatwierdzenie poprawek oraz uwag.

7. Podjęcie uchwały o przyjęciu statutu (uchwała nr 2).

8. Zgłoszenie kandydatów i wybór komitetu założycielskiego (np. 2-3 osoby) stowarzyszenia w głosowaniu jawnym (podjęcie uchwały o wyborze komitetu założycielskiego - uchwała nr 3). Ewentualnie (ewentualnie, ponieważ nie ma takiej konieczności prawnej, ale ze względów praktycznych jeśli jest to możliwe, warto wybrać zarząd i komisję rewizyjną od razu):

·                  Wybór władz stowarzyszenia: zarządu i organu kontroli wewnętrznej, np. komisji rewizyjnej (podjęcie dwóch uchwał o wyborze władz - uchwały nr 4 i 5).

·                  Podjęcie uchwały w sprawie wyboru prezesa, skarbnika i innych osób mających pełnić określone funkcje w zarządzie stowarzyszenia. Warto dokonać takiego wyboru od razu, ponieważ na formularzu KRS-WK, który jest załącznikiem do wniosku o rejestrację stowarzyszenia jest pole, w którym należy wpisać funkcje osoby w organie reprezentacji (art. 12).

9. Zamknięcie zebrania.

Na tym kończy się zebranie założycielskie. Komitet założycielski, który bierze na siebie formalności związane z rejestracją, musi teraz wypełnić właściwe formularze oraz skompletować wymagane dokumenty i załączniki. Komitet założycielski powinien też dopilnować, aby został spisany protokół z zebrania założycielskiego.

przygotowujemy wniosek rejestracyjny, czyli z czego składa się wniosek o rejestrację nowego stowarzyszenia w KRS?

Po odbyciu zebrania założycielskiego stowarzyszenia, musimy złożyć wniosek rejestracyjny do KRS.Obowiązek ten należy do komitetu założycielskiego,  w związku z tym musi on wypełnić właściwe formularze oraz przygotować wymagane dokumenty i załączniki (np. statut, uchwały). 

Wniosek o rejestrację w KRS składa się z:

·                  urzędowych formularzy

·                  dokumentów, załączników

jak przebiega rejestracja nowej organizacji w KRS?

Po podpisaniu aktu notarialnego, w przypadku fundacji, lub odbyciu zebrania założycielskiego, w przypadku stowarzyszenia, musimy złożyć wniosek rejestracyjny do KRS. Wniosek składa się na urzędowych formularzach, do których trzeba dołączyć odpowiednie dokumenty (m.in. statut, uchwały) przede wszystkim informujące o tym, co zgłasza stowarzyszenie lub fundacja.

Wnioskiem złożonym przez organizację zajmuje się sędzia lub referendarz sądowy:

·                  Pierwszym etapem jest tzw. badanie warunków formalnych wniosku. W trakcie tego badania ustala się, czy wniosek jest złożony do właściwego wydziału KRS (może się zdarzyć, że organizacja np. pomyli wydziały), czy jest złożony na urzędowym, prawidłowo wypełnionym formularzu, a jeśli podlega opłacie i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, czy jest prawidłowo opłacony.

·                  Następnie odbywa się tzw. materialne badanie wniosku. Sąd bada czy dołączone dokumenty są zgodne z przepisami prawa pod względem treści i formy. Sprawdzana jest prawdziwość danych zgłoszonych osób (osób fizycznych, np. członków organów, bądź osób prawnych, np. stowarzyszeń będących członkami związku), czy wniosek został podpisany przez właściwe, upoważnione do tego osoby i czy wpis, o który wnosi organizacja, jest dopuszczony przez przepisy prawa.

·                  Następnie sąd zajmuje się załączonymi dokumentami – bada statut, protokoły, uchwały i ich zgodność z przepisami ustawy Prawo o stowarzyszeniach lub ustawy o fundacjach.

W wyniku tych czynności możemy dostać z sądu korespondencję mówiącą o: wpisie do rejestru, odrzuceniu lub zwrocie wniosku.

Co musi zrobić stowarzyszenie po zarejestrowaniu się w KRS?

Stowarzyszenie po zarejestrowaniu w KRS:

·                  składa wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej przez co uzyska numer REGON;

·                  zakłada konto bankowe;

·                  zgłasza się do urzędu skarbowego w celu uzyskania numeru identyfikacji podatkowej – NIP.